手間のかかる採用業務を効率化するヒント

会議室

人事が常に行っている採用は実際には手間のかかる業務で、企業にとって重要な課題になっていますし採用計画や求人・会社説明会を始め面接・内定・フォローまで、フロー全体の業務を指していますし仕事内容が多いです。新卒を採用することは毎年フローになっていますが、最近は新卒採用の状況が比較的売り手市場になっているので応募者が企業へ列を作っている状態で、その状況の中での採用業務はさらに質の高い効率化した実行が求められます。採用計画についてベースになっているのは企業が目標を達成させるために、どのような人物像を求めているのかを考え、その人材を募集することで企業にとっての強みを応募者へアピールしていく必要があります。

実務では前年度に会社が蓄積している採用経験者の人事経験やノウハウに基づいて、採用についての計画を立てることが多く、時代にあった方針の転換が必要になるときもあり過去の人員からの引き継ぎにとらわれないことが大切です。説明会や選定・面接や内定と各フローが進んでいくにつれて、応募者が第一志望で残るとは限らず採用計画を考えるときは、次のステップへ行った時にどのくらいの人が進んでいくのかを管理・想定することが重要になります。採用業務の計画を立て実行する始めのステップは求人ですが、求めている人材と自社に合わせた強みを考えながら求人をしていき、コストもかかるので費用対効果を常に考えながら進めていきます。

求人メディアはたくさんの企業で採用手法を実施しているのですが、その過去で複数の異なるメディアを用いた経験がある人は、費用対効果をさらに分析することができ採用手法の選別に活かしていくことができます。会社のセミナーや説明会を行う時に目標とすることは、社員になりたいとする学生が感じている動機を形成させ、企業の魅力・強みをアピールしていく必要があり、常に良いイメージを持ってもらえるように企業理念などの内容を説明します。必要に応じて次のステップへ進むこともありますが、応募情報や募集情報など対応情報を伝えますし労力がかかる業務の一つと捉え、スタッフと計画を立てる連携が必要になります。

新卒を採用する応募期間でたくさんの応募者情報が企業へ集まりますが、その情報の管理は採用業務の効率化の腕の見せ所になり、採用業務のフローステップでたくさんのスタッフが応募情報を採用するケースもあります。応募情報は大切な個人情報なので取り扱いや管理に対しては企業が厳重に保管することが大切で、これも採用業務の一環として取り入れていく必要があります。